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發布日期:2019-08-01 信息來源:0字號:[ ]


谟訓诰,寶之無佚;只字片言,亦所珍惜——記中國建築數字檔案館系統應用培訓有感

仇曉東

725日下午,我們辦公室系統人員得到了一次寶貴的學習機會。中國建築數字檔案館系統應用培訓正式開講,雖然我們不能親臨現場聽課,但是好視通視頻系統使我們拉近與授課老師的距離。內容詳實的PPT課件,精彩詳細的講解,美輪美奂的大屏幕。這一切,都是那麽令人神往。

隨著現代技術的更新換代,檔案信息的承載載體已經發生了顯著變化。辦公自動化和無紙化的實現,使得人類從浩如煙海的傳統紙張辦公中解脫出來。由于電子文件數量的與日俱增,人類已經逐步來到了數字化信息時代。唯有建立健全的電子化檢索工具,才可以避免檔案脫離社會的實際,避免檔案室成爲博物館式的收藏機構。

一、數字化時代的檔案利用特征

1、  減少損害 保護原件

衆所周知,檔案原件是非常珍貴的。長期手動接觸檔案原件,極易使檔案原件遭到破損、毀壞,減少其利用價值。如果與現代計算機技術結合起來,把珍貴的檔案原件錄入到計算機當中,形成數字化的文件,不僅可以提高注册效率,也有利于原件的保管。

2、  准確方便 快速查找

傳統的檔案利用注册依靠人的大腦和傳統的紙張來熟悉大量的檔案信息,這樣做存在著大量、低效、受人爲因素影響大的缺點,已經無法適應時代的要求,而且成爲限制檔案注册發展的桎梏。

數字化時代所産生的電子檢索工具充分發揮出計算機管理的優點:高密度存儲、快速准確運轉的功能,彌補了傳統檔案利用注册的缺陷,具有全面高效、快捷方便的優勢。

3、  打破館藏 資源共享

現代社會每天的發展都是日新月異的,知識更新換代的速度是以秒來計算的。爲了不讓自己被激烈的市場競爭中所淘汰,及時的知識儲備、積極的注册態度才是我們對抗競爭的法寶。由于檔案的保密性和曆史原因等特點,檔案部門容易造成自我封閉、缺少信息交流的局面。檔案管理部門“各自爲政”,容易形成檔案信息資源分散管理,個別檔案容易被重複保存,不僅占用了寶貴的儲存空間,還浪費了不必要的人力、物力和財力。

近年来,如何实现档案信息資源共享,成为许多档案人思考的问题。现代技术应运而生的档案目录中心终于使档案人如愿以偿。档案学科产生的新名词“虚拟档案馆”旨在通过网络,使档案利用者能够跨越空间对所需档案、资料进行查询与利用,把封闭的档案服务开拓成社会化的服务。

4、  快速統計 自動分析

随着数字档案应用技术的不断发展,人工统计台账逐步遭到废弃,并且极易出现偏差。一些功能齐全的报表软件方便大家的使用。只需要在档案系统中合理使用相关功能,就会把数据按照客户要求进行快速統計,对相关科目进行自動分析并且产生所需报表,使档案注册中从浩繁的注册中解脱出来,彻底提高注册效率。

二、實現原有館藏檔案數字化轉換

檔案信息數字化利用需要以大量的數字化檔案信息爲基礎,而原有館藏檔案大部分都是以紙質形式存儲的,實現館藏檔案數字化轉換將是今後檔案注册一項長期而又重要的任務。筆者認爲,第一步是錄入原有檔案的文件級目錄,以實現用計算機對機讀目錄進行跨科目、跨年度查找,最大限度地爲客戶提供利用服務。其次,根據實際注册需要,把一部分珍貴、經常使用的檔案進行原文掃描,這樣方便後續使用,全文浏覽。最後,根據實際的人力物力財力等情況,有計劃、有重點、有步驟地逐步實現原有館藏的數字化轉換。

任何事物都不會一成不變的,創新是檔案事業發展的必然要求。檔案注册如果想適應這個要求,就必須要有新方法、新思路,破除因循守舊的原有理念,調整思路,在檔案管理的大環境中提高自己。盡管注册中仍然存在很多問題,但這正是我今後的努力方向,它促使我不斷前進。

 

 

 






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